Agenda des rendez-vous
Notez-le dans l'agenda. Ensuite vous avez
Horaires, durée et nom du client sont dans l'agenda. Le rendez-vous d'aujourd'hui et le soin de la dernière fois restent là, donc à la séance suivante vous savez déjà d'où repartir.
Aujourd'hui
Fiche du soin
Comment la semaine s'est remplie
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- Le calendrier est le même ; ce qui change, c'est ce que vous avez besoin de voir : la journée pendant que vous travaillez, la période quand vous voulez comprendre où restent les trous.
- 3 prix
- Tarif, porteurs de carte et réservé sont déjà définis dans la prestation. En caisse, vous n'avez pas à décider à chaque fois qui paie combien.
- 1 fois
- Le type de peau, les allergies, ce dont le soin a besoin. Vous le demandez quand il faut et ça reste dans la fiche de prestation : à la séance suivante, c'est déjà là.
Le cahier ne vous dit pas pourquoi le jeudi est vide
Vous notez un nom et une heure. Tant que les rendez-vous sont peu nombreux, ça suffit. Ensuite les prestations n'ont pas toutes la même durée, deux rendez-vous se chevauchent, quelqu'un ne vient pas. À la fin du mois vous savez combien vous avez encaissé, mais pas quelle part de la journée vous avez remplie ni combien de temps est resté vide.
Dans RelAI la durée est définie dans la prestation, avec les personnes qui peuvent la réaliser. Quand vous choisissez le soin, l'agenda sait déjà combien de place il prend et qui est disponible, et ne propose que les horaires possibles. Le temps libre, vous n'avez pas à le calculer pendant que vous travaillez.
Et ce qui se passe pendant la séance reste lié à la personne. La fiche de prestation reste dans le profil du client, le rappel de la veille part tout seul et celui qui veut réserver à onze heures du soir trouve les horaires libres sans vous appeler.
Durée et praticiens habilités sont déjà définis dans la prestation. Quand vous choisissez le soin, l'agenda ne montre que les horaires compatibles.
Les prestations ont une durée, un prix et des produits. Plusieurs séances ensemble deviennent un forfait ; ce qui se renouvelle dans le temps, un abonnement.
Les fiches de prestation se remplissent pendant la séance. Quand le client revient, vous retrouvez ce que vous avez fait sans repartir de zéro.
Réservez. Accueillez. Retrouvez.
D'abord vous trouvez le bon horaire. Quand le client arrive, vous avez déjà devant vous ce qu'il faut pour la séance. Ce qui se passe reste écrit, donc quand il revient vous n'avez pas à repartir de zéro.
Trente minutes ou quatre-vingt-dix. L'agenda le sait avant.
Chaque prestation a la durée que vous fixez. L'agenda la croise avec les disponibilités de chacun, ainsi vous choisissez les horaires qui laissent le moins de trous entre deux rendez-vous.
Une séance à la fois. Ou pas.
Une prestation peut s'arrêter là, devenir un forfait de séances à décompter ou un abonnement qui se renouvelle. Ce qui change, c'est la façon dont vous la vendez et combien de temps elle accompagne le client.
Une séance, avec durée et prix
Vous savez toujours combien de séances restent
Dix séances d'UV, cinq massages, une cure de soins. Les forfaits se paient une fois puis se décomptent à chaque séance, jusqu'à l'échéance que vous avez fixée. Vous et le client voyez combien il en reste, sans devoir refaire le compte à chaque fois.
Chaque mois, sans repartir de zéro
Pour ceux qui reviennent régulièrement, l'abonnement suit la récurrence que vous avez fixée. Les éventuels prix dédiés restent attachés à la prestation, tandis que fréquence et renouvellement sont définis dans l'abonnement : vous n'avez donc pas à le recréer à chaque fois.
Qui peut le faire, vous le décidez avant
Pour chaque prestation vous choisissez qui peut la réaliser. Si ce jour-là aucune des personnes habilitées n'est disponible, cet horaire n'est pas proposé : vous n'avez pas à fixer un rendez-vous pour le déplacer ensuite. La liste des produits reste liée à la même prestation et sort les produits du stock quand la séance est terminée.
Le client s'en va. La séance reste écrite.
Produits utilisés, photos, notes et ce que vous avez observé ne restent pas dans la mémoire de celui qui était là. Vous les retrouvez dans la fiche de prestation quand le client revient.
Un nettoyage de peau demande d'autres informations qu'une manucure. Les modèles de fiche sont associés à la prestation : quand vous commencez la séance, le bon modèle s'ouvre directement et vous n'avez pas à le choisir à chaque fois.
La fiche se remplit élément par élément et vous pouvez la reprendre pendant la séance. RelAI enregistre qui l'a remplie et quand : si deux personnes s'occupent du même client, vous savez de qui vient chaque information et à quel moment elle correspond.
Une photo avant et après, une image de référence, un document du client. Les pièces jointes restent reliées à la fiche de cette séance, donc quand vous les rouvrez vous savez tout de suite à quel client et à quel rendez-vous elles appartiennent.
Toutes les fiches de prestation du client restent dans l'ordre, de la première à la dernière. Avant de commencer vous pouvez relire ce que vous avez fait, les notes et les pièces jointes des fois précédentes, donc vous n'avez pas à reconstruire son histoire à chaque fois.
Vous voyez ce qui remplit vraiment l'agenda
Quinze outils. Du calendrier à la séance suivante.
La prestation change. L'agenda s'adapte.
- Commerces et retail Conseils sur rendez-vous
- Restaurants et bars Rendez-vous séparés des tables
- Beauty et wellness Soins et historique des séances
- Événements et établissements Prestations avec durée et praticien
Plusieurs sites, une franchise ou un projet particulier ? Parlons-en
Questions sur l'agenda
Comment l'agenda sait-il quels horaires sont libres ?
Il part de la durée de la prestation, des praticiens habilités et des plannings de ce jour-là. Si au moins une personne qui peut faire ce soin est disponible pendant tout le temps nécessaire, cet horaire peut être proposé. Vous n'avez donc pas à refaire le compte de tête à chaque fois.
Que se passe-t-il pour ceux qui ne viennent pas ?
Vous le marquez comme no-show sur le rendez-vous. L'absence reste reliée au profil du client et finit dans les statistiques du mois, donc vous voyez combien de fois c'est arrivé et combien de place ça a laissé vide dans l'agenda.
Les rappels, c'est moi qui les écris ?
Le texte, oui, une fois. Ensuite la règle peut le faire partir vingt-quatre heures avant chaque rendez-vous. Quand la séance est terminée, la demande d'un avis peut partir aussi. Textes, règles et suivi des envois se gèrent sur la page de la communication.
Dois-je forcément utiliser les fiches de prestation ?
Non. Vous les activez quand ce que vous faites aujourd'hui dépend de ce qui s'est passé lors des séances précédentes et que vous voulez retrouver notes, photos ou autres informations. Si la prestation commence et finit dans le même rendez-vous, l'agenda peut suffire.
Un forfait peut-il être utilisé sur plusieurs sites ?
Ça dépend de la façon dont vous le réglez. Le forfait reste sur le profil de celui qui l'a acheté, tandis que les prestations et les personnes qui peuvent les réaliser restent liées à chaque site. La validité est celle que vous avez fixée sur le forfait.
Puis-je avoir plusieurs personnes dans l'agenda ?
Oui. Si plusieurs praticiens sont habilités pour la même prestation, l'agenda tient compte de la disponibilité de tous. L'horaire reste disponible tant qu'au moins une des personnes habilitées peut s'en occuper.
Est-ce que ça se relie à la caisse ?
À la caisse de RelAI, oui. La prestation est un article du catalogue comme un produit : vous l'encaissez et, si elle a une liste des produits, les produits liés sortent du stock quand la séance est terminée. Si vous ne vendez que des prestations, vous pouvez ne garder qu'elles au catalogue.
Les prix dédiés, qui les applique ?
Tarif, porteurs de carte et réservé sont déjà configurés sur la prestation. Quand un client a droit à l'un des prix dédiés, en caisse vous n'avez pas à décider à chaque fois combien lui faire payer ni à le retenir de tête.
Où finissent photos et pièces jointes ?
Elles restent reliées à la fiche de prestation de cette séance et figurent dans l'historique du client, par ordre de date. Quand vous les rouvrez, vous savez à quel rendez-vous elles appartiennent, et les règles de suppression sont les mêmes que pour les autres documents du client.
Une séance se termine. Ce qui
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