Soirées et événements
Ventes, gestion, entrées. Votre soirée, tout
De la prévente à la porte, jusqu'à la clôture de caisse, tout reste relié. RelAI tient les données ensemble et en fin de soirée vos comptes sont déjà faits.
Vue de la soirée
Contrôle des entrées
D'où ils viennent
- 3 actions
- Billet, liste ou table : le client choisit sur la même page et n'a pas à tout recommencer à chaque étape.
- 1 lecteur
- Billets, listes et cartes passent par le même scanner et finissent dans un registre unique des entrées.
- 5 types d'invitation
- Entrée simple, entrée plus un, consommation, table offerte, invitation VIP. Chacune avec son motif et le nom de celui qui l'a autorisée.
Trois chiffres pour les mêmes entrées
Il est onze heures du matin, la soirée s'est terminée il y a quelques heures. Les comptages des entrées ne concordent pas : ceux relevés à la porte, ceux enregistrés en caisse et ceux envoyés par le RP sur WhatsApp à quatre heures donnent trois chiffres différents. Avant même de savoir si la soirée s'est bien passée, vous devez décider lequel croire.
Dans RelAI le comptage des entrées validées est unique. Dans le format vous réglez capacité et prix, la vitrine vend, à la porte on lit le même code émis à la vente et le lien du RP contient déjà son code. Personne ne recopie rien d'une feuille à l'autre, et le lendemain matin il n'y a pas un chiffre à choisir parmi trois.
Et la soirée ne s'arrête pas avec la soirée. Le prix réduit pour celui qui a la carte vaut pour chaque événement sans que vous le répétiez, et le rappel du samedi, vous le faites partir par SMS ou par WhatsApp. La recette du bar entre dans le même registre de caisse et la page que le client ouvre, vous la publiez sur votre site. Si celui qui est entré samedi réserve pour dîner mercredi, RelAI le reconnaît : c'est le même profil.
Capacité, prix, invitations : vous réglez tout dans le format et l'équipe suit ces règles.
Celui qui est à la porte lit, celui qui est en caisse encaisse, le RP reste sur ses listes. Personne ne décide d'un prix différent du vôtre.
Entrées, recettes, commissions et obligations finissent dans un seul récapitulatif. Vous savez d'où vient chaque donnée.
Avant. Pendant. Après.
Ce sont trois moments différents, qui finissent d'habitude à trois endroits différents : la feuille de la prévente, le cahier de la porte, le compte du lendemain. Ici c'est la même soirée, et il y a un seul endroit à contrôler.
Vous préparez le format. Les prochaines soirées partent de là.
Horaires, prix, règles de réservation et billets sont déjà prêts dans le format : vous changez seulement ce qu'il faut et vous publiez.
La file avance. RelAI enregistre tout.
Quatre choses se passent en même temps, avec l'établissement qui se remplit et la musique qui n'aide pas. Personne n'a à s'arrêter pour noter : les données s'enregistrent au fur et à mesure.
À la porte on scanne le code du client ou on le cherche par son nom. Entrées validées et refusées se comptent automatiquement, sans arrêter personne. Vous pouvez quand même faire une exception : l'invitation s'accorde sur le moment, avec son motif et le nom de celui qui l'a autorisée.
Lecteurs de badges, tourniquets et serrures électriques. Le carré VIP ne s'ouvre qu'à celui qui a le niveau d'accès que vous lui avez attribué. Ça ne dépend pas de qui est de service ce soir.
Numéro séquentiel, étiquette imprimée, restitution enregistrée d'un scan. Le vêtement, vous le reliez à la carte du client, ou il reste juste un numéro et vous ne demandez le nom de personne.
Plaques enregistrées à l'entrée et à la sortie, avec des places réservées à la zone VIP. En cas de contestation sur le stationnement, le parking vous donne l'heure à laquelle la voiture est entrée et celle à laquelle elle est sortie.
Vous clôturez la soirée. Les comptes sont justes.
Obligations, commissions, coût du personnel et recettes se basent tous sur les données de la même soirée. Il n'existe pas de second registre : vous n'avez à appeler personne pour qu'il vous envoie ses chiffres.
La partie où l'erreur n'est pas permise
Obligatoire en Italie pour qui vend des billetsVous savez qui vous a amené chaque personne
RP de salle et affiliés externes dans le même programme, chacun avec son code. Le lien personnel contient déjà le code, donc personne ne fait l'attribution à la main, et la commission que vous lisez comprend déjà ce que génère son réseau : le chiffre que vous discutez avec le RP est le même que celui que vous regardez.
| RP | Affilié par | Amenés | Conversion | Commission |
|---|---|---|---|---|
| Luca Verdi chef d'équipe | — | 210 | 67 % | 1 890 € |
| Marco Rossi chef d'équipe | — | 150 | 71 % | 1 250 € |
| Sofia Marchetti | Giulia Bianchi | 128 | 70 % | 730 € |
| Giulia Bianchi | Marco Rossi | 85 | 56 % | 540 € |
chef d'équipe
Chacun ne voit que le sien
Le RP gère tout en autonomie : il invite, contrôle qui est vraiment entré et voit combien il a gagné. Vous ne lui envoyez plus rien à la main, et il ne vous attend pas pour savoir comment ça se passe.
Les meilleurs moments à garder
Albums par soirée, publics ou réservés à ceux qui se sont inscrits. Les images que vous choisissez finissent dans la vitrine. La page de la prochaine soirée part déjà avec les photos de celle-ci.
Historique des soirées
Billets vendus par rapport à la capacité, recette enregistrée et remplissage moyen, comparés aux éditions passées du même format. Quand vous dites que le samedi est la meilleure soirée, vous avez les données pour le prouver.
Quinze outils. Un seul comptage.
L'événement change. Pas la façon d'entrer.
- Restaurants et bars Dîner-spectacle : liste, tables, entrées
- Événements et établissements De la prévente au tourniquet
- Commerces et retail Lancements sur invitation, avec photos
- Beauty et wellness Portes ouvertes à places limitées
Plusieurs sites, une franchise ou un projet particulier ? Parlons-en
Questions sur les soirées et événements
Puis-je faire entrer quelqu'un sans billet ?
Oui, et ça se fait en deux secondes, comme toujours. Ce qui change, c'est le lundi : chaque invitation porte son motif, qu'il s'agisse d'une invitation officielle, d'une faveur de la direction, d'une invitation d'un RP ou d'une place pour la presse ; le nom de celui qui l'a autorisée reste noté à côté. Vous savez aussi combien vous en avez accordé et combien ont vraiment été utilisées, et ce sont d'habitude deux chiffres différents.
Combien de personnes dois-je mettre en service ?
Le personnel de soirée part de la prévision d'affluence, pas du souvenir du samedi dernier. Vous réglez une fois combien d'invités gère une personne pour chaque rôle, plus les minimums qui ne descendent jamais, et la soirée se divise en cinq créneaux de l'ouverture à la fermeture. Avant d'appeler qui que ce soit vous voyez les heures planifiées, les créneaux non couverts et le coût du personnel : l'appel de trop, vous le passez avant et pas le samedi à neuf heures.
Dois-je changer la billetterie que j'utilise aujourd'hui ?
Pas forcément. Ce qui marche pour vous peut rester en place : il y a les API et les connexions déjà prêtes pour caisse, logiciel de gestion et ventes en ligne. En revanche, les raccordements réellement possibles dépendent du système : on le regarde ensemble pendant un appel avant de démarrer.
Ai-je besoin de la billetterie SIAE si je ne travaille qu'avec des listes ?
Elle sert quand vous vendez un titre d'accès. Si vous travaillez avec des listes et des entrées offertes, le contrôle des entrées vous suffit ; la billetterie SIAE reste désactivée tant que vous n'en avez pas besoin.
Un RP peut-il voir les chiffres des autres ?
Il ne voit que les siens. Chaque RP accède à l'appli RP avec son propre code et y trouve ses listes, ses invités et ses commissions. Le réseau entier, avec qui a affilié qui, c'est vous qui le voyez.
Le vestiaire enregistre-t-il le nom du client ?
C'est vous qui décidez. Le vestiaire peut relier le vêtement à la carte de celui qui le dépose, et il reste alors associé à son profil. Ou il peut attribuer seulement le numéro séquentiel et une étiquette anonyme, sans enregistrer comment il s'appelle.
Puis-je utiliser les tourniquets que j'ai déjà ?
Ça dépend du modèle. Le contrôle d'accès gère lecteurs de badges, tourniquets motorisés et serrures électriques et, pour chaque accès, vous définissez qui peut passer.
Que se passe-t-il si la connexion tombe à la porte ?
Vous activez le mode hors ligne sur l'appareil de la porte : hors couverture il continue de lire et d'enregistrer en local, et les enregistrements se synchronisent quand la connexion revient. Un problème de réseau ne bloque donc pas la file.
Qui change un prix une fois la soirée commencée ?
Seulement celui qui a la permission. Les permissions associées aux rôles fixent ce qu'on peut modifier depuis le panneau et ce qu'on ne peut pas, donc la grille de prix que vous avez réglée dans le format reste inchangée, même quand il n'y a que votre équipe en salle.
Votre prochaine soirée,
Essayez RelAI gratuitement ou réservez un appel : on règle ensemble capacité, prix, entrées et tout ce qu'il vous faut pour démarrer.