Noches y eventos
Ventas, gestión, entradas. Tu noche, toda
De la venta anticipada a la puerta, hasta el cierre de caja, todo queda conectado. RelAI mantiene juntos los datos y al final de la noche ya tienes las cuentas hechas.
Resumen de la noche
Validación de entradas
De dónde llegan
- 3 acciones
- Entrada, lista o mesa: el cliente elige en la misma página y no tiene que empezar de cero en cada paso.
- 1 lector
- Entradas, listas y tarjetas pasan por el mismo escáner y acaban en un único registro de accesos.
- 5 tipos de invitación
- Entrada simple, entrada más uno, consumición, mesa por cortesía, invitación VIP. Cada una con su motivo y el nombre de quien la ha autorizado.
Tres números para las mismas entradas
Son las once de la mañana, la noche terminó hace pocas horas. Las cifras de entradas no cuadran: el recuento de la puerta, lo registrado en caja y lo que el RR. PP. mandó por WhatsApp a las cuatro dan tres números distintos. Antes incluso de saber si la noche ha ido bien, tienes que decidir a cuál creer.
Dentro de RelAI el recuento de las entradas validadas es uno solo. En el formato configuras aforo y precios, el escaparate vende, en la puerta se lee el mismo código emitido en la venta y el enlace del RR. PP. ya contiene su código. Nadie copia nada de una hoja a otra y a la mañana siguiente no hay un número que elegir entre tres.
Y la noche no termina con la noche. El precio reducido para quien tiene la tarjeta vale para cada evento sin que tengas que repetirlo y el recordatorio del sábado lo envías con un SMS o un WhatsApp. La recaudación de la barra entra en el mismo registro de la caja y la página que abre el cliente la publicas en tu web. Si quien entró el sábado reserva para cenar el miércoles, RelAI lo reconoce: es el mismo perfil.
Aforo, precios, invitaciones: lo configuras todo en el formato y el equipo sigue esas reglas.
Quien está en la puerta escanea, quien está en caja cobra, el RR. PP. se queda en sus listas. Nadie decide un precio distinto del tuyo.
Entradas, recaudación, comisiones y obligaciones acaban en un solo resumen. Sabes de dónde viene cada dato.
Antes. Durante. Después.
Son tres momentos distintos y normalmente acaban en tres sitios distintos: la hoja de la venta anticipada, el cuaderno de la puerta, la cuenta del día siguiente. Aquí son la misma noche, y hay un solo sitio que mirar.
Preparas el formato. Las próximas noches parten de ahí.
Horarios, precios, reglas de reserva y entradas ya están listos en el formato: cambias solo lo que hace falta y publicas.
La cola avanza. RelAI lo registra todo.
Ocurren cuatro cosas a la vez, con el local llenándose y una música que no ayuda. Nadie tiene que pararse a apuntar: los datos se registran mientras pasan.
En la puerta se escanea el código del cliente o se le busca por el nombre. Entradas validadas y rechazadas se cuentan automáticamente, sin parar a nadie. Aun así, puedes hacer una excepción: la invitación se concede en el momento, con su motivo y el nombre de quien la ha autorizado.
Lectores de tarjetas, tornos y cerraduras eléctricas. El reservado se abre solo a quien tiene el nivel de acceso que le has asignado. No depende de quién esté de turno esta noche.
Número correlativo, etiqueta impresa, devolución registrada con un escaneo. La prenda la conectas a la tarjeta del cliente o se queda solo en un número y no le preguntas el nombre a nadie.
Matrículas registradas a la entrada y a la salida, con plazas reservadas para la zona VIP. Si hay una reclamación sobre el estacionamiento, el aparcamiento te da la hora en que entró el coche y la hora en que salió.
Cierras la noche. Las cuentas cuadran.
Obligaciones, comisiones, coste de personal y recaudación se basan todos en los datos de la misma noche. No existe un segundo registro: no tienes que llamar a nadie para que te mande sus números.
La parte en la que no puedes equivocarte
Obligatorio en Italia para quien vende entradasSabes quién te ha traído a cada persona
RR. PP. de sala y afiliados externos en el mismo programa, cada uno con su código. El enlace personal ya contiene el código, así que la atribución no la hace nadie a mano y la comisión que lees incluye ya lo que genera su red: la cifra que discutes con el RR. PP. es la misma que estás mirando tú.
| RR. PP. | Afiliado por | Traídos | Conversión | Comisión |
|---|---|---|---|---|
| Luca Verdi jefe de grupo | — | 210 | 67 % | 1.890 € |
| Marco Rossi jefe de grupo | — | 150 | 71 % | 1.250 € |
| Sofia Marchetti | Giulia Bianchi | 128 | 70 % | 730 € |
| Giulia Bianchi | Marco Rossi | 85 | 56 % | 540 € |
jefe de grupo
Cada uno ve solo lo suyo
El RR. PP. lo gestiona todo por su cuenta: invita, comprueba quién ha entrado de verdad y ve cuánto ha generado. Ya no le mandas nada a mano y no te espera a ti para saber cómo va.
Los mejores momentos para recordar
Álbumes por noche, públicos o reservados a quien se ha registrado. Las imágenes que eliges acaban en el escaparate. La página de la próxima noche empieza ya con las fotos de esta.
Historial de las noches
Entradas vendidas respecto al aforo, recaudación registrada y ocupación media, comparadas con las ediciones pasadas del mismo formato. Cuando dices que el sábado es la mejor noche, tienes los datos para demostrarlo.
Quince herramientas. Un solo recuento.
Cambia el evento. No cambia cómo se entra.
- Restaurantes y bares Cena espectáculo: lista, mesas y entradas
- Eventos y locales De la venta anticipada al torno
- Tiendas y retail Fotos y presentaciones por invitación
- Beauty y wellness Puertas abiertas con plazas limitadas
¿Varias sedes, franquicia o un proyecto especial? Hablemos
Preguntas sobre noches y eventos
¿Puedo dejar entrar a alguien sin entrada?
Sí, y el favor se hace en dos segundos como siempre. Lo que cambia es el lunes: cada invitación lleva su motivo, ya sea una invitación oficial, una cortesía de la dirección, un pase de un RR. PP. o una plaza para la prensa; al lado queda escrito quién la ha autorizado. Sabes también cuántas has concedido y cuántas se han usado de verdad, que normalmente son dos números distintos.
¿Cuántas personas pongo de turno?
El personal de noche parte de la previsión de afluencia, no del recuerdo del último sábado. Configuras una vez cuántos clientes atiende una persona en cada rol, más los mínimos que nunca bajan, y la noche se divide en cinco franjas de la apertura al cierre. Antes de llamar a nadie ves horas planificadas, franjas sin cubrir y coste de personal: la llamada de más la haces antes y no el sábado a las nueve.
¿Tengo que cambiar la taquilla que uso ahora?
No necesariamente. Lo que te funciona puede quedarse donde está: hay API y conexiones ya preparadas para caja, programa de gestión y ventas online. Eso sí, cuáles se pueden conectar de verdad depende del sistema: lo miramos juntos en una llamada antes de empezar.
¿Necesito la taquilla SIAE si solo trabajo con listas?
Hace falta cuando vendes un título de acceso. Si trabajas con listas y entradas por invitación, te basta la validación de entradas; la taquilla SIAE se queda desactivada hasta que te haga falta.
¿Un RR. PP. puede ver los números de los demás?
Ve solo los suyos. Cada RR. PP. entra en la app RR. PP. con su código y encuentra sus listas, sus invitados y sus comisiones. La red entera, con quién ha afiliado a quién, la ves tú.
¿El guardarropa registra el nombre del cliente?
Lo decides tú. El guardarropa puede vincular la prenda a la tarjeta de quien la deja, y entonces queda asociada a su perfil. O puede asignar solo el número correlativo y una etiqueta anónima, sin registrar cómo se llama.
¿Puedo usar los tornos que ya tengo?
Depende del modelo. El control de accesos gestiona lectores de tarjetas, tornos motorizados y cerraduras eléctricas y, en cada acceso, decides quién puede pasar.
¿Qué pasa si se cae la conexión en la puerta?
Activas el modo sin conexión en el dispositivo de la puerta: fuera de cobertura sigue leyendo y registrando en local y los registros se sincronizan cuando vuelve la conexión. Así un problema de red no bloquea la cola.
¿Quién cambia un precio con la noche ya empezada?
Solo quien tiene el permiso. Los permisos asociados a los roles establecen qué se puede modificar desde el panel y qué no, así la tarifa que has puesto en el formato sigue siendo la misma aunque en sala solo estén tus chicos.
Tu próxima noche,
Prueba RelAI gratis o reserva una llamada: configuramos juntos aforo, precios, entradas y todo lo que te hace falta para empezar.